Hạch toán tiền đặt cọc thuê nhà như thế nào chuẩn nhất và chính xác nhất? Đây là câu hỏi được nhiều người quan tâm hiện nay. Dưới đây, bất động sản ODT sẽ giúp bạn giải đáp các vướng mắc trên.
1. Tiền đặt cọc thuê nhà là gì?
Trước khi đi vào tìm hiểu cách hạch toán tiền đặt cọc thuê nhà, chúng ta cần biết tiền đọc cọc thuê nhà là gì.
Tiền đặt cọc thuê nhà là một khoản tiền bên thuê nhà giao cho chủ nhà trước khi ký kết hợp đồng cho thuê, nhằm đảm bảo hợp đồng được ký kết, từ đó, bảo vệ quyền lợi của bên thuê nhà và bên cho thuê nhà. Khoản tiền đặt cọc nhất định thường theo thoả thuận của hai bên.
Số tiền đặt cọc sẽ được trả lại cho bên thuê nhà sau khi đã hết hợp đồng thuê nhà và bên thuê không vi phạm điều khoản trong hợp đồng.
Tiền đặt cọc được coi là số tiền bảo điểm hiệu lực của bản hợp đồng, do đó cần được lập thành văn bản và có chữ ký, xác nhận của các bên.
2. Trước khi hạch toán bạn cần chuẩn bị gì?
2.1. Thuê của công ty
Nếu thuê nhà của công ty, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ như hoá đơn, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, và chứng từ về thanh toán đầy đủ nhất.
2.2. Thuê của cá nhân
Trong trường hợp thuê nhà của cá nhân và nếu hợp đồng ghi chú cá nhân tự nộp thuế thì cần chuẩn bị thêm chứng từ thanh toán (xuất hoá đơn cho thuê nhà) và hợp đồng thuê nhà.
Trong trường hợp nộp thuế thay thì sẽ không có hoá đơn cho thuê nhà. Nói một cách khác, cơ quan thuế không cáp cho người nộp thuế hoá đơn bán lẻ.
2.3. Thuê nhà của các công ty có giá trị trên 20 triệu
Nếu bạn đi thuê nhà của các công ty mà số tiền đặt cọc trên 20 triệu thì bắt buộc phải có hoá đơn. Trong trường hợp thuê nhà cá nhân, sẽ không có hoá đơn bản lẻ. Trong trường hợp này thì buộc phải chuyển khoản thanh toán.
3. Cách hạch toán tiền đặt cọc thuê nhà
Dưới đây là hướng dẫn cách hạch toán tiền đặt cọc đối với từng trường hợp cụ thể:
3.1. Bên đặt cọc tiền thuê nhà
Khi đặt tiền đặt cọc:
- Nợ TK 244 (Theo Thông tư 200)
- Nợ TK 1386 (Theo Thông tư 133)
- Có TK 111, 112
Khi nhận lại tiền đặt cọc:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 244 (Theo Thông tư 200)
- Có TK 1386 (Theo Thông tư 133)
Trường hợp sử dụng tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
- Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
- Có TK 244 (Theo Thông tư 200)
- Có TK 1386 (Theo Thông tư 133)
Trường hợp DN không thực hiện đúng cam kết, vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:
- Nợ TK 811 - Chi phí khác (số tiền bị trừ)
- Có TK 244 (Theo Thông tư 200)
- Có TK 1386 (Theo Thông tư 133)
3.2. Bên nhận được tiền cọc thuê nhà
Khi nhận lại tiền đặt cọc:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 344 (Theo Thông tư 200)
- Có TK 3386 (Theo Thông tư 133)
Khi trả lại tiền đặt cọc:
- Nợ TK 344 (Theo Thông tư 200)
- Nợ TK 3386 (Theo Thông tư 133)
- Có TK 111, 112
Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
- Nợ TK 344 (Theo Thông tư 200)
- Nợ TK 3386 (Theo Thông tư 133)
- Có TK 711 - Thu nhập khác
4. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn không?
Theo công văn số 39313/CT-HTr của Cục Thuế Thành phố Hà Nội, trường hợp công ty nhận một khoản tiền đặt cọc của khách hàng trước khi ký hợp đồng thuê nhà để đảm bảo việc giữ chỗ mà nhà của doanh nghiệp đã thi công xong hoặc trong tiến độ thu tiền ghi trong bản hợp đồng của công ty thì ckhoong cần xuất hoá đơn.
Trong hợp đồng đặt cọc, cần ghi rõ khoản đặt cọc để đảm bảo hợp đồng. Đồng thời, thêm điều khoản ghi rõ về trường hợp mất bản hợp đồng này.
5. Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí không?
Theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi phí nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
- Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
- Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Bên cạnh đó, nếu vi phạm hành chính không có đề cập đến khoản vi phạm trong hợp đồng. Trong công văn cần ghi rõ trường hợp doanh nghiệp phát sinh một số vấn đề về khoản chi, tiền phạt với khách hàng.
6. Những lưu ý khi đặt cọc thuê nhà
- Khi tiến hành giao tiền cọc theo thoả thuận trong hợp đồng, cần phải có chứng từ thanh toán hay phiếu giao nhận tài sản. Không cần phải xuất hoá đơn.
- Trong trường hợp vi phạm hợp đồng, nếu tài sản đặt cọc là tiền thì không cần phải xuất hoá đơn. Nếu tài sản đặt cọc là hiện vật thì phải xuất hoá đơn.
- Nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng thì sẽ mất khoản đặt cọc. Nếu khoản đặt cọc là hiện vật thì phải trả lại khoản tiền tương đương với giá trị của tài sản mang ra đặt cọc.
- Nội dung, điều khoản trong hợp đồng đặt cọc cần phải cụ thể, rõ ràng để đảm bảo quyền lợi của hai bên và tránh trường hợp tranh chấp.
- Trong hợp đồng đặt cọc, cần ghi rõ số tiền đặt cọc, thời gian bàn giao và thời gian lấy lại tiền cọc. Đồng thời, ghi rõ vấn đề bồi thường khi một bên vi phạm hợp đồng.